Come si organizza una convention aziendale: i punti principali

Far parte di un’azienda equivale a entrare in una famiglia allargata, la quale si incontra tutta annualmente durante un grande evento. In tal caso si parla di convention, la quale può essere sia pubblica che privata in quanto può essere promossa da organizzazioni pubbliche o private allo scopo di permettere agli impiegati e ai responsabili vari di discutere riguardo nuove idee o alcune problematiche.

Lo scopo di un’impresa è anche quello di rafforzare l’idea del marchio che rappresenta e i suoi valori, e bisogna innanzitutto diffondere il brand tra il personale per far sì che giunga poi al pubblico. È parlando degli obiettivi e delle funzionalità di un’azienda che si può arrivare a migliorare in maniera decisiva, solidificando anche i rapporti tra i dipendenti senza distinzione di grado.

Solitamente in occasione delle convention aziendali si pianifica anche la realizzazione di gadget o t-shirt da regalare ai partecipanti e a tal proposito segnaliamo che, come si può notare su fullgadgets.com, le opzioni per personalizzare l’abbigliamento e l’oggettistica online non mancano e danno modo di scegliere tra una selezione piuttosto ampia di articoli adatti a una simile occasione. Per cercare di organizzare al meglio una convention e conseguire lo scopo di rafforzare il brand e ottimizzare i profitti inserendo dei nuovi meccanismi indirizzati a migliorare le prestazioni dei dipendenti, è opportuno pensare in grande ma in maniera consapevole.

Per saperne di più: ecco quali sono i punti principali per organizzare una convention di successo.

Definire gli obiettivi della convention

Il motivo per cui si pianifica una convention è il nucleo fondante, e gli obiettivi possono essere molteplici a seconda delle esigenze di un’azienda. Ad esempio, si potrebbe stabilire di voler organizzare questo evento per cercare di discutere con i dipendenti come migliorare le performance e le strategie di vendita; in concomitanza, si potrebbe anche voler puntare alla consolidazione dei rapporti tra i dipendenti. Inoltre, una delle opzioni più diffuse solitamente è il desiderio di fidelizzare i clienti, nonché il lancio di nuovi prodotti o l’elaborazione di una o più campagne di marketing, definendo il target.

Stabilire un budget

Per organizzare una convention è chiaro che bisogna far fronte a diverse spese. Dunque, per evitare di elargire una somma di denaro troppo generosa rispetto ai propri standard, è preferibile elaborare un piano ad hoc che comprenda diverse voci e dettagli per i quali investire un budget preciso, da non sforare. Potrebbero esserci dei finanziamenti o potrebbero arrivare delle donazioni, ma in caso contrario è assolutamente consigliato selezionare attentamente le spese.

Scegliere la location e il personale

Nel momento in cui si organizza una convention, bisogna trovare una location in tema e che possa contenere il numero di persone previsto. Si potrebbe selezionare un edificio pubblico oppure una sala meeting di un hotel, le quali sono pensate appositamente per eventi di questo tipo. Chiaramente c’è bisogno del personale, e va richiesta la presenza di hostess e steward; eventualmente si potrebbe pensare ad un servizio di catering e uno fotografico. Il consiglio è di bloccare una location facilmente raggiungibile e lontana dal traffico, e successivamente verranno stabiliti data e orario, nonché la disposizione dello spazio.

Scegliere il format della convention

Sulla base del tema della convention, è opportuno settare un format su misura per questo evento. Dunque, è bene non solo personalizzare gli allestimenti seguendo gli elementi grafici dell’azienda (tra cui il logo), ma anche compilare una lista con interventi e pause programmate. Per favorire la circolazione di idee, è importante saper comunicare nel modo corretto.

Creare e distribuire gli inviti

Per aumentare la visibilità è opportuno creare l’evento sui social per poi diffonderlo anche tramite sponsorizzazioni. Inoltre, è possibile mandare l’invito digitale a un elevato numero di persone iscritte sui social media come Facebook o Instagram. Ma sarà necessario anche creare e distribuire degli inviti cartacei, e meglio che risultino graficamente accattivanti.